AT-Schakt Transport & Anläggning AB har vært aktive i Västerås siden 1980, opprinnelig under navnet TEPES. I dag har selskapet 27 ansatte, omsetter for 49 millioner og tilbyr transport- og anleggstjenester for både bedrifter og privatpersoner. Alt fra transport av flak og containere, snørydding/strøing og feiing til asfaltreparasjoner, belegningsstein, vanning og grunndreneringer. Kjøretøyparken består av 14 lastebiler og tilhengere, 3 hjullastere, 7 gravemaskiner, 1 feiemaskin og 1 traktor.

Josefine Jonsson har vært økonomiansvarlig hos AT-Schakt siden 2020. Da hun begynte, brukte selskapet flere systemer for å administrere virksomheten; ett for ordrehåndtering, ett for lønn og ett for bokføring. Josefine syntes at ordrehåndteringssystemet var for komplekst og stort for deres behov. Hun begynte derfor å lete etter en annen løsning og fant Workify. Siden våren 2023 har de vært fornøyde kunder.

- Workify er perfekt for oss. Det er enkelt å bruke, alle ordrer legges inn digitalt, noe som betyr at vi slipper alle håndskrevne kjøresedler og kvitteringer som risikerer å bli borte. Det sikrer at alle jobber blir fakturert og at eventuelle tilleggsbestillinger som kommer inn i løpet av dagen også blir med i ordren. Med Workify går det raskt og enkelt å fakturere, noe som gjør at jeg nå gjør det flere ganger om dagen, i stedet for en gang i måneden. Det utgjør en stor forskjell for kontantstrømmen vår, sier Josefine.

En annen fordel med Workify, ifølge Josefine, er at systemet har en app for mobiltelefoner.Det manglet i det tidligere systemet. Før måtte transportlederen ringe til sjåføren for å tildele ordren. Sjåføren skrev deretter ned informasjonen på en kjøreseddel. Kjøresedler og kvitteringer samlet seg opp i bilen og ble levert til kontoret i slutten av uken. I beste fall. Ofte måtte Josefine minne sjåførene på det. Hvis en kvittering eller veieseddel manglet, måtte Josefine ringe rundt og lete. Sjåførene måtte også komme inn på kontoret og registrere arbeidstiden sin på den stasjonære datamaskinen før de gikk hjem for dagen. Alt dette slipper de i dag.

- I dag når en kunde gjør en bestilling, legger transportlederen ordren direkte inn i Workify og tildeler den til en passende sjåfør i systemet. Sjåføren får et varsel på mobilen. Når jobben er ferdig, rapporterer sjåføren i appen, og da kan jeg godkjenne og sende ordren til fakturering med en gang. Vi bruker også digital signering, noe som gjør at sjåførene våre slipper å jakte på en ansvarlig hos kunden som skal signere et fysisk papir. Denne arbeidsmåten er veldig smidig og har gjort at vi sparer flere timers arbeid i uken, forteller Josefine.

En gang i måneden har de personalmøte på kontoret. Da viser Josefine hvordan økonomien ser ut ved hjelp av søyler og kurver i Workify. Sjåførene får vite hvor mye de har tjent inn i løpet av måneden som har gått, hvor mye det har kostet og hvor mye som er igjen. De ser også hvordan planen ser ut for den kommende måneden.

- At medarbeiderne får informasjon om hvordan det går og at de er med og bidrar, skaper stolthet og engasjement. Det synes jeg er kjempeviktig. Workify gir meg oversikt over virksomheten generelt og full kontroll på selskapets lønnsomhet, inntekter og kostnader. Jeg kan også bryte ned lønnsomheten per prosjekt, kunde, kjøretøy eller sjåfør om jeg vil. Tidligere var det ofte usikkerhet om alle jobber og underlag hadde kommet med i faktureringen, slik er det ikke lenger, sier Josefine.

Før AT-Schakt bestemte seg for å bruke Workify, testet de systemet i en periode uten kostnad. Da de hadde bestemt seg, fjernet Josefine alle fysiske kjøresedler fra kontoret for å få en rask oppstart og få alle i selskapet til å begynne å jobbe digitalt. Det fungerte veldig bra. I dag brukes Workify av alle 25 medarbeiderne.

- Vi hadde røde tall i begynnelsen av fjoråret, men etter at vi begynte å bruke Workify, endret det seg raskt. Takket være Workify jobber vi smartere og mer tidseffektivt på alle nivåer, noe som gjør at vi får tid til overs og kan øke lønnsomheten vår. Vi fakturerer oftere, har en jevnere kontantstrøm og slipper å bruke kassekreditten. Dessuten har jeg oversikt og kontroll over både lønnsomhet og virksomhet på en helt annen måte i dag og kan hele tiden ligge et skritt foran. Det innebærer en stor trygghet for meg som økonomiansvarlig, sier Josefine.

Exteriör bilde fra vänster: 
Sofia, Mats, Anders, Tohny og Andreas.

Interiör bilde: Josefin, økonomiansvarlig