I samband med att Workify fyller 5 år har vi intervjuat några av de kunder som varit med från början. DK Lyft & Transport i Kungsängen är en av dessa. De har använt Workify sedan 2019. Sedan dess har de gjort en imponerande resa. Företagets omsättning, resultat och likviditet har förbättrats avsevärt. De har utökat fordonsflottan, anställt fler chaufförer och stärkt upp kontoret med en transportledare och en ekonomiansvarig. Enligt åkeriägaren Kalle Eriksson hade denna utökning av företaget inte varit möjlig utan Workify.

Vi har pratat med Kalle och transportledare Sabina för att höra hur Workify förändrat deras verksamhet.

Minns du varför ni valde Workify från början? 
Jag träffade Stefan Onkenhout (Workifys grundare och VD) på Elmiamässan 2018.  Vi saknade ett digitalt system på den tiden så jag var på jakt efter en bra systemleverantör. Stefan berättade om sina planer med Workify och vi bollade några tankar och idéer. Jag såg en möjlighet att kunna vara med och påverka systemet om jag var med från början, så jag tackade ja när jag fick frågan att bli en av pilotkunderna. Stefan och jag hade många samtal inför uppstarten. Det var vissa delar i systemet som inte var anpassat för vår typ av verksamhet med längre uppdrag som sträcker sig över dagar och veckor, men allt eftersom utvecklades systemet till att även passa vår verksamhet bra.

Hur har ert arbetssätt förändrats sedan ni började använda Workify? 
Innan vi började använda Workify skötte jag i stort sett allt själv. Jag körde kranbil motsvarande heltid, tog emot kundorder via telefon och ringde ut order till mina nio förare. Kvällar och helger gick åt till administration. Det kunde ta flera veckor innan jag fakturerade och ibland hände det att vi missade att ta betalt för jobb då körsedlar tappats bort eller jobb glömts bort att skrivas upp. Jag var på vippen att lägga av.

Idag ser det annorlunda ut. Numera är vi 30 anställda, varav 28 förare, och har en fordonspark bestående av drygt 30 fordon och maskiner. Jag har anställt Sabina som transportledare och Jenny som ansvarar för ekonomin. De senaste fem åren har omsättningen ökat från 20 till 51 miljoner. Även resultat och likviditet är betydligt bättre. Anledningen till att jag kunnat öka antalet anställda, investera i nya fordon och mer än fördubblat omsättningen på så kort tid är att vi fick in en stor affär 2023 som sträcker sig några år framåt. Vi hade aldrig kunnat utöka företaget på det sätt vi gjort, om inte orderhantering och fakturering gått så smidigt som det gör i Workify.

Med Workify kan vi ta fler uppdrag, jag har fått bättre överblick över alla jobb och pengarna kommer in snabbare på kontot. Men kanske viktigast för egen del är att jag har tid att köra kranbil igen. Jag är ingen person som trivs med att sitta inne på ett kontor, så det känns väldigt bra.

Workify har förenklat vår administration betydligt och integreringen med vårt ekonomisystem har snabbat upp faktureringen. Detta sparar både mycket tid för oss och har gett oss bättre likviditet. Vi har koll på alla jobb och missar aldrig att fakturera något.

Att ha tillgång till all information digitalt är också ett stort plus jämfört med tidigare. Sabina berättar att om hon får frågor från kund om tider eller kostnader, kan hon snabbt och enkelt hitta det hon söker i Workify och skicka underlag till kund. Hon tycker också om överblicken över verksamheten hon får i Workify. Hon kan enkelt ta fram statistik som visar exempelvis upparbetat värde per månad, antal fakturerade timmar per fordon eller antal arbetade timmar per förare. Det ger koll på hur de ligger till både ekonomiskt och resursmässigt vilket känns tryggt.

Vad har varit mest värdefullt i samarbetet mellan er och Workify? 
Jag tyckte att det var jätteroligt att vara med och påverka innehållet i systemet från början. På den tiden var det jag som jobbade i systemet, la in ordrarna och hade kontakt med Stefan. Det fungerade väldigt bra berättar Kalle.

Idag är det Sabina som har mest kontakt med Workify. Hon berättar att Carola som är säljare på Workify hör av sig då och då bara för att höra hur det går och uppstår ett problem får hon alltid snabb hjälp. Att få personlig och snabb service när vi behöver det är otroligt viktigt, så det uppskattar vi jättemycket.

Har ni något exempel på när ni bidragit Workifys utveckling? 
Att kunna bifoga bilder som dokumentation till kund är viktigt för oss, så den funktionen tror jag kanske vi varit med och bidragit till. En annan sak som jag är väldigt nöjd med är den digitala leveranssedeln. Den underlättar både för oss och våra kunder. I och med att signering kan göras digitalt, slipper våra förare springa runt och leta upp en person som kan signera leveransen på plats. Vi kan dessutom skicka fakturan så snart vi fått signaturen. Det är väldigt smidigt.

Om ni blickar framåt – vad hoppas ni att vi fortsätter göra tillsammans de kommande fem åren? 
På önskelistan framåt hoppas vi på en justering i Kalendern så man kan se tiden i vänsterkanten i veckovyn. Med tanke på att vi har så många förare och fordon i firman i dagsläget kan det vara en utmaning för mig som transportledare att få en bra överblick över samtliga resurser när jag planerar jobben, framför allt i mobilläget. Det finns möjlighet att ställa in så man endast ser vissa förare och uppdrag åt gången och då funkar det bra. Förarna kan också välja att se endast sina egna ordrar men vi har en transparens i företaget så många vill kunna se även sina kollegors ordrar för att kunna erbjuda sig att hjälpa till om någon har mycket.

Idag använder vi ett annat system för att göra tillbudsrapporter, hålla koll på när det är dags att besiktiga fordon och journalföra egenkontroller. Det hade varit toppen om den typen av funktioner också fanns i Workify. Å andra sidan, en av de stora fördelarna med Workify är just enkelheten i systemet. Börjar de bygga in för många olika funktioner som kanske inte alla kunder behöver eller använder blir det kanske för komplext. Det är en balansgång det där.

Men på det stora hela är vi väldigt nöjda, det mesta i Workify fungerar jättebra. Att ha hela flödet - från order till faktura - digitalt i ett och samma system, har gjort stor skillnad för oss och möjliggjort att vi kunnat ta på oss stora och långa uppdrag.

Fler nyheter