Uppdraget omfattar allt från plogning och halkbekämpning till isrivning och bortforsling av snö och sträcker sig över ett brett vägnät med allt från huvudleder och infartsvägar till gång- och cykelvägar och bostadsområden. Arbetet utförs av flera entreprenörer, ofta samtidigt och under tidspress när vädret slår om. 

I en sådan verklighet blir kontroll, uppföljning och tydliga underlag avgörande, både för att säkerställa rätt utförande och för att hantera ersättning på ett korrekt sätt. 

När Hudiksvalls kommun såg över sin vinterväghållning var det dock inte själva arbetet som var problemet, det var hur det hanterades bakom kulisserna. 

Med flera beställarorganisationer, entreprenörer och olika ersättningsmodeller blev vardagen snabbt komplex. Systemstöd fanns, men inget som fullt ut speglade verkligheten. 

Resultatet blev en tung administrativ process där stora mängder data behövde hanteras manuellt. Fakturaunderlag togs fram i omfattande Excel-filer och krävde både tid och noggrannhet. Under vinterhalvåret motsvarade administrationen i praktiken flera heltidstjänster, något som både tog tid från verksamheten och påverkade arbetsmiljön. 
 
– “Vi har en ganska komplex verksamhet och i det system vi använde tidigare fick vi inte riktigt ihop helheten, vilket gjorde att vi behövde hantera mycket manuellt, ibland i Excel med tiotusentals rader som skulle stämmas av och fördelas rätt. Det blev en stor administrativ belastning,” berättar Ali Nefzi, projektingenjör på Tekniska förvaltningen, Hudiksvalls kommun. 

När kommunen började se sig om efter ett nytt system handlade det därför inte bara om att byta verktyg utan om att hitta ett arbetssätt som faktiskt fungerade i praktiken. Efter att ha utvärderat marknaden föll valet på Workify och verktyget Väg- & Parkunderhåll. 

– “Det som skiljde Workify från andra var att de började i våra behov. Det var inte en färdig produkt som vi skulle anpassa oss till utan vi fick beskriva hur vår verksamhet faktiskt fungerar. De var också tydliga med vad som gick att göra direkt och vad som låg längre fram, vilket skapade ett förtroende.” säger Ali 

Innan systemet togs i skarp drift genomfördes en testperiod under sommaren. Arbetsledare använde GPS-enheter i sina fordon och simulerade snöröjning för att testa hur systemet fungerade i praktiken. 

– “Vi försökte verkligen stresstesta systemet. Vad händer om vi kör utanför en zon, vad händer vid dålig täckning, hur hanteras datan? Det gjorde att vi kunde hitta förbättringsområden tidigt och justera innan det verkligen gällde.” fortsätter Ali 

När vintern väl slog till såg vardagen annorlunda ut. Det som tidigare varit manuellt och tidskrävande hade ersatts av ett mer strukturerat arbetssätt där informationen fanns samlad och tillgänglig. Systemet upplevdes som lätt att använda och krävde inte omfattande utbildning, vilket gjorde det enklare att få med hela organisationen. 

– “Jag tycker att systemet är överskådligt och ganska självförklarande. Man behöver inte ha jättemycket datorvana för att kunna använda det och det gör att implementeringen går snabbare. Alla behöver inte bli experter för att kunna jobba i verktyget.” säger Ali 

Samtidigt började den administrativa belastningen minska och fokus kunde i större utsträckning flyttas från administration till att säkerställa kvalitet i utförandet. 

– “Vi hade tidigare en övervikt på ungefär två heltidstjänster kopplat till administrationen under vinterhalvåret. Med ett bättre systemstöd såg vi att det fanns stora möjligheter att effektivisera och använda resurserna på ett bättre sätt.” berättar Ali 

Att införa ett nytt system i en komplex verksamhet är sällan helt friktionsfritt. Men för Hudiksvalls kommun har skillnaden legat i hur samarbetet fungerat längs vägen. 

– “Det har inte varit en räkmacka hela vägen. Vi har hittat fel och saker som behövt justeras. Men det viktiga är hur det tas om hand. Vi blir sedda, hörda och får återkoppling, både på det som behöver lösas direkt och det som är mer långsiktigt. Det ger en trygghet i arbetet.” säger Ali. 

Efter den första vintersäsongen 2025/2026 fortsätter utvecklingen. Fokus ligger på att ytterligare förbättra samarbetet med entreprenörer, öka transparensen i systemet och finjustera arbetssättet. 

– “Vi börjar med vinterväghållning och bygger en stabil grund där. Sen får det växa vidare. Det finns mycket potential i att använda den här typen av system bredare över tid.” berättar Ali 

För Hudiksvalls kommun handlar förändringen inte bara om ett nytt system, utan om ett nytt utgångsläge. 

– “Vi gick från tung, manuell administration till ett mer överskådligt arbetssätt med en partner som lyssnar, återkopplar och utvecklar tillsammans med oss. Det ger oss en trygghet i både vardagen och inför kommande vintersäsong.” avslutar Ali Nefzi