Problemet - Manuellt och ineffektivt arbete med dålig kontroll 

En av de deltagande kunderna, en ägare/transportledare på ett åkeri, beskrev problemet med att hela processen - från att ta emot kundorder, dela ut information till förarna och samla in data till faktureringen - sköttes med papper och penna. Det vill säga; processen var manuell, ineffektiv och tidsödande. Dessutom saknades överblick och kontroll över alla de åtaganden man hade mot beställaren. Vi misstänkte att det fanns fler kunder som delade samma problematik.

Vi intervjuade ett antal kunder och förstod snart att flera (de allra flesta vi talade med) upplevde samma problematik. Man tog emot beställningar från kunder via telefon eller SMS, noterade orderdata som adresser, littera, kontaktpersoner med mera i ett block - eller på pappmuggar, vågsedlar, post-it lappar eller vad som fanns tillgängligt. Denna information ringde man sedan ut till förarna. När man väl fick tag på föraren skrev denne ner samma information, på ett nytt papper. Ibland användes SMS för att förenkla förmedlingen av information. 

Efter utfört jobb bokförde förarna sin arbetade tid på tidssedlar, antecknade vilka verktyg som använts, vilket material som levererats samt noterade eventuella extra jobb som beställdes av kund på plats (och som alltså trafikledaren inte hade någon information om). 

I slutet av veckan samlades alla papper in av transportledaren som sedan ofta ägnade helgen åt att pussla och matcha dessa mot orderboken för att kunna producera en korrekt faktura till beställaren. 

Några kunder hade organiserat detta bättre med journaler i respektive bil. Ordning och reda på pappren med andra ord. I slutänden återstod dock samma administrativa jobb, någon måste samla ihop papper och matcha mot orderboken och förhoppningsvis fanns alla följesedlar med vid fakturering.

Under våra intervjurundor fann vi att flera kunder tittat på eller använt olika digitala system, men att de ofta upplevdes för komplexa, svåra att använda eller helt enkelt var för dyra. Vi såg en möjlighet att leverera en lösning på detta problem.

Lösningen - En enkel digital plattform för att hålla ihop informationsflödet

Vi skapade affärssystemet Workify. En enkel digital plattform som håller ihop hela informationsflödet och på så sätt kan erbjuda våra slutkunder en lösning för enklare och snabbare kommunikation, mindre manuellt arbete, bättre kontroll och proffsigare service till sina beställare. 

Workify är utvecklat med moderna metoder och utvecklingsverktyg med fullt fokus på användarvänlighet och robust funktion. Alla funktioner i Workify kommer från kunders önskemål och har testats av våra testkunder. Våra principer under utvecklingen har varit Enkelhet och Användarna i centrum.

Initialt drevs satsningen som en start-up inom Hiab och fick på kort tid flera nöjda kunder

Nutid

Sedan den 1 juli 2020 drivs Workify Sverige AB som eget bolag. Det är fortfarande samma människor som stod bakom initiativet på HIAB och som utvecklade programvaran som nu driver företaget vidare.