”Vi har mer än halverat tiden vi lägger på fakturering”
Sara Järnkvist är ekonomiadministratör på Ekmans åkeri i Hedesunda. I den rollen ansvarar hon bland annat för företagets löpande bokföring, kundfakturering, löneutbetalningar samt leverantörsfakturor. Hon är en av de kunder som upplevt fördelarna med appen Workify i sitt dagliga arbete.
Försvunna och svårlästa transportsedlar
Innan Ekmans började använda Workify fyllde chaufförerna i en manuell transportsedel för varje jobb de utförde. Med tio bilar och lika många förare kunde det bli rätt många transportsedlar under en vecka. Dessa transportsedlar lämnades sedan in till transportledaren på fredagseftermiddagen. Han och hans bror ägnade sedan hela lördagen åt att gå igenom samtliga transportsedlar så att Sara kunde fakturera på måndagen. Ibland saknades någon transportsedel som de fick efterlysa hos föraren eller leta i någon av företagets bilar. När Sara fakturerade bifogade hon de handskrivna transportsedlarna som fakturaunderlag vilket ibland fick till följd att kunderna ringde och inte kunde läsa vad som stod i underlaget. Detta var innan Workify kom in i bilden.
Halverat tiden för fakturering
Sedan hösten 2018 använder Ekmans i Hedesunda appen Workify. Alla inkomna kundorder läggs in i appen och delas ut till någon av förarna av transportledaren, föraren får en avisering och tar emot ordern i sin mobil, när jobbet är utfört rapporterar föraren det via appen, transportledaren får en avisering och går in och granskar jobbet. Efter att transportledaren godkänt jobbet går det direkt till fakturering. Detta innebär att inga manuella transportsedlar används längre. Effekten är helt enkelt kortare tid och mindre jobb mellan utfört arbete och skickad faktura.
- Det känns tryggt att veta att de underlag jag skickar ut är granskade och godkända av transportledaren, säger Sara. Tidigare behövdes en del handpåläggning och svar på olika frågor från transportledaren eller någon av förarna innan jag kunde fakturera. Nu går det både snabbare och smidigare. Vi har räknat ut att vi mer än halverat tiden vi lägger på fakturering sedan vi började använda Workify och det är ju fantastiskt bra.
Dialog för utvecklingen framåt
När Ekmans började testköra Workify var funktionen för ekonomiadministratörer inte helt färdigutvecklad. Sara har varit delaktig i processen sedan i våras och kommit med förslag på ett flertal funktioner som underlättar för hennes roll.
- Det har varit roligt att vara med och påverka utvecklingen av programmet, säger Sara. Idag fungerar Workify jättebra ur mitt perspektiv och utvecklingen fortsätter, just nu för vi en dialog om hur vi kan integrera Workify med vårt bokföringsprogram. När vi får till det kommer tidsbesparingen bli ännu större.
Nyfikna på Workify?
Vi berättar gärna mer om Workify och på vilket sätt systemet skulle kunna underlätta för er. Välj något av nedanstående alternativ så hör vi av oss!