”Med Workify har vi kontroll på alla delar inom företaget”
Makarna Marie och Fredrik Hällgren äger och driver Fredrik Hällgrens Åkeri AB i Umeå tillsammans. Sedan starten för 25 år sedan har företaget vuxit successivt. I dag är de 27 anställda under högsäsong. Tidigare skötte de åkeriets orderhantering och transportledning manuellt, men i takt med att företaget växte blev det ohållbart. Sedan juni 2021 använder de Workify och har i dag kontroll på firmans ekonomi, fordon och förare på ett helt annat sätt.
Fredrik Hällgrens Åkeri AB erbjuder slamsugning, högtrycksspolning, skrot- och miljötransporter runt om i Sverige. Lokalt erbjuder de även snöröjning och diverse traktorjobb. Marie sköter administrationen i företaget samt rycker in och hjälper till med transportledningen då och då.
- Som många andra åkerier startade vi i liten skala och växte sedan successivt. En dag märkte vi att de arbetssätt och rutiner vi haft under alla år inte fungerade längre. Att sköta transportledningen av tre-fyra killar hade gått bra, men när de blev över 20 blev det svårare. Vi började därför leta ett orderhanteringssystem med tidrapportering och hittade Workify, berättar Marie.
Fredrik Hällgrens Åkeri har använt Workify sedan juni 2021. De inledde med en gratis testmånad och körde sedan skarpt. I dag används systemet av alla förare och till alla delar inom verksamheten.
- Det märks att Workify är utvecklat specifikt för oss i åkeribranschen. Systemet innehåller precis de funktioner vi behöver och är både användarvänligt och lättförståeligt. Företaget erbjuder en fantastisk support och snabb hjälp om vi behöver. Dessutom är de lyhörda för förbättringsförslag och idéer och öppna med hur utvecklingsplanen för systemet ser ut framåt. Det uppskattar vi enormt, säger Marie.
Åkeriet i Umeå använder modulerna Order och Integrering i Workify. På så sätt har de enkelt och snabbt kunnat digitalisera hela flödet – från kundorder till fakturering. Det ger dem överblick och kontroll över att alla ordrar blir utförda och fakturerade. De ser också vilken beläggning de har på sina fordon samt hur mycket respektive förare har jobbat.
Genom att de har integrerat Workify med ekonomisystemet Fortnox överförs alla fakturaunderlag automatiskt till faktureringssystemet med hjälp av en enkel knapptryckning.
- Vi utför slamsugning på uppdrag av ett annat företag. Det funkar så att vi kör och rapporterar in jobben i deras system. Därefter fakturerar de sina slutkunder och vi får vi en avräkningsnota på de jobb vi utfört. Tidigare hade jag svårt att veta om uppgifterna vi fick från dem stämde, men med Workify har jag stenkoll. Det är suveränt bra, säger Marie.
Enligt Marie är den största skillnaden med Workify kontrollen över företagets alla delar i ett och samma system. När man som de är verksamma i en bransch med små marginaler är det viktigt att ha koll på företagets intäkter och kostnader.
- Det är lättare att skruva på och förbättra saker i verksamheten nu när vi vet hur det faktiskt ser ut. Tidigare gick vi mycket på magkänsla, men nu har vi fakta att gå på. I dag vet vi vilka uppdrag som är lönsamma, hur likviditeten i firman ser ut och vad vi har för beläggningsgrad. Det visste vi inte säkert tidigare. Det gör att osäkerheten har försvunnit och att vi har lättare att fatta kloka beslut. Vi är otroligt nöjda och kan varmt rekommendera Workify till andra i branschen, säger Marie.
Nyfikna på Workify?
Vi berättar gärna mer om Workify och på vilket sätt systemet skulle kunna underlätta för er. Välj något av nedanstående alternativ så hör vi av oss!