”Hur sjutton stod vi ut tidigare?"
Den frågan ställde sig Agnetha Nilsson på Larssons Gräv & Transport på Orust, efter bara några veckors användning av Workify. Tidigare skötte hon all planering, orderhantering och transportledning i åkeriet manuellt, men då företaget har 10 anställda, några inhyrda resurser och 11 lastbilar samt släp blev det till slut för mycket information att hålla i huvudet och mycket onödig tid gick åt. Nu har de använt Workify sedan 2020, kört över 15 000 ordrar och är väldigt nöjda med resultatet.
Larssons Gräv & Transport är ett åkeri på Orust som drivs av familjen Larsson - pappa Lars, mamma Kathrin sonen Andreas samt Agnetha. Lars drog i gång verksamheten för drygt 50 år sedan med enbart en traktorgrävare. Sedan dess har företaget ändrat inriktning och skepnad flera gånger. Idag har firman 10 anställda, några inhyrda resurser och 11 lastbilar – 3 liftdumprar och 8 lastväxlare. De kör mestadels biogas, vätgas, återvinningsfraktioner, avfall och farligt avfall åt kunder främst i Västra Götaland.
Agnetha Nilsson har jobbat på Larssons Gräv och Transport sedan 2016. Hon började som transportledare/kontorist, men är nu kontorschef. Innan hon kom till Larssons arbetade hon med transportledning på ett företag som digitaliserat sin orderhantering. Hon fick därför en smärre chock när hon kom till åkeriet på Orust.
- När jag kom hit var det som att gå bakåt i tiden, allt gjordes manuellt, berättar Agnetha. Jag gjorde all planering i Excel, ringde ut ordrar till våra förare, jagade in handskrivna följesedlar, transportdokument och vågsedlar, dubbelkollade att allt stämde och skrev därefter in allt manuellt i vårt faktureringssystem. Det var otroligt ineffektivt och tog massor av tid.
Agnetha började leta ett digitalt ordersystem och hittade ett som verkade bra. Det visade sig dock vara alldeles för komplext. Chaufförerna gillade det inte, trösklarna var för höga och momenten för många för att de skulle få systemet som de ville. Resultatet blev att de aldrig kom i gång.
- De flesta dagar åkte vi från Orust där vi bor, till kontoret i Stenungssund för att lämna och hämta transportdokument två gånger per dag. Det är tre mil enkel väg. Det säger sig självt att det inte är hållbart att jobba så.
I augusti 2020 kom Agnetha i kontakt med Workify för första gången. Systemet var utvecklat specifikt för åkeribranschen och hade de funktioner hon sökte. Samtidigt kände hon sig skeptisk till att prova ett nytt system och var rädd att gå på samma nit en gång till.
- Som tur var kändes Workify väldigt kunniga och förstod vår verksamhet. Det kändes tryggt och bra. Månadskostnaden var dessutom bara hälften så hög jämfört med det system vi testade tidigare vilket såklart också var en fördel, berättar Agnetha.
Larssons Gräv & Transport bestämde sig för att testa Workify en månad utan kostnad. En person från Workify hjälpte till att lägga in kundregister och artiklar i systemet, vilket gick snabbt och smidigt. För Agnetha var det avgörande att få VD och chaufförer att börja använda systemet, annars skulle det inte fungera.
- I den processen var Workify ett stort stöd för mig, berättar Agnetha. De hjälpte oss i gång och backade mig så att jag kunde driva på projektet internt.
Nu har åkeriet använt systemet sedan 2020, kört över 15 000 ordrar och är väldigt nöjda med resultatet.
- ALLT har blivit bättre med Workify! Jag slipper manuellt arbete och sena kvällar på jobbet. Jag har överblick över samtliga jobb, kan lägga in order både via dator och mobil, får in underlag från förarna betydligt snabbare, kan fakturera oftare och får in pengar fortare. Hade det inte varit för Workify hade vi inte kommit så långt som vi gjort. Jag känner mig tryggare då jag har överblick och kontroll på företaget och ekonomin har blivit bättre då vi fakturerar direkt och aldrig missar att ta betalt för ett jobb. Workify har också gjort att vi vågat digitalisera andra delar i verksamheten, vilket gjort att allt i firman flyter på bättre. Workify har gjort mitt jobb både enklare, roligare och mer effektivt, säger Agnetha.
Nyfikna på Workify?
Vi berättar gärna mer om Workify och på vilket sätt systemet skulle kunna underlätta för er. Välj något av nedanstående alternativ så hör vi av oss!