Pedersens Åkeri är ett familjeföretag i Edsbro i Norrtälje kommun som startades 2004. Familjens erfarenhet inom branschen sträcker sig tillbaka ända till 1960-talet. Pedersens erbjuder markarbeten som exempelvis snöröjning, vägunderhåll och anläggning i Stockholmsregionen. Företaget har tio anställda och omsätter ca 10 miljoner kronor. I fordonsparken finns två lastväxlare, en kranbil, två hjullastare, en grävmaskin och några anläggningsmaskiner.

Ronny tog över verksamheten efter sin pappa år 2020. I samband med det bestämde han sig för att digitalisera åkeriet. Han blev rekommenderad av en branschkollega att prova Workify, ett administrativt system anpassat specifikt för åkerier och entreprenadföretag.

- Jag började köra lastbil i åkeriet för 10 år sedan. Redan då tyckte jag vårt sätt att arbeta var krångligt och omodernt. Alla moment tog orimligt lång tid. Allt från att hantera kundordrar och jaga in underlag till att få in tidrapporter och fakturera. I takt med att firman växte och vi blev fler anställda, höll det inte att längre. Sedan vi började använda Workify har det blivit stor skillnad. Nu går allt snabbare, smidigare och enklare, berättar Ronny.

Matilda Skogberg är administratör på åkeriet. Även hon är väldigt glad att de börjat använda Workify. Nu rapporterar förarna sin arbetstid direkt i mobilappen varje dag i stället för att skriva upp tiderna på en lapp i bilen och mata in dem i datorn på kontoret varje fredag. Alla kundordrar, eventuella tilläggsjobb och kvitton läggs in digitalt i Workify och kommer med på fakturan automatiskt och inga jobb riskerar att bli ofakturerade.

- Jag har sparat extremt mycket tid på minskad administration och har betydligt bättre koll. Jag ser status på alla jobb i realtid, granskar ordrarna direkt när jobben är utförda och kan sen med några enkla knapptryck fakturera. I dag fakturerar jag mindre jobb direkt och större löpande jobb varannan vecka. All den information våra kunder behöver och vill ha finns med på fakturan. Det känns proffsigt och funkar riktigt bra, säger Matilda.

Ronny är äldst på åkeriet med sina 29 år. Att ha unga medarbetare ställer krav på att hänga med i utvecklingen. Ingen 25-åring kan tänka sig att jobba på ett företag som använder papper och penna idag tror Ronny. Den yngre generationen har använt smartphones i hela sitt liv. De använder den till allt, så varför inte i jobbsammanhang? 

- Åkeribranschen är fortfarande väldigt traditionell och gammeldags. Det är helt klart en konkurrensfördel för oss att kunna erbjuda våra medarbetare ett modernt digitalt verktyg som underlättar arbetet. Det känns också som att vi, tack vare Workify, kan ligga i framkant och vara en mer professionell partner till våra kunder. Det känns väldigt bra, säger Ronny.

En annan fördel med Workify enligt Ronny var att det gick så snabbt att komma i gång med systemet. Efter att ha fått en demo av systemet fick de testa det gratis under en period. En av säljarna hjälpte till att lägga in Pedersens kundregister och artiklar samt kopplade ihop Workify med åkeriets ekonomisystem Fortnox.

- Vi samlade personalen en fredag för ett möte där vi gick igenom systemet. I samband med det fick alla ladda ner appen i sina mobiler. Måndagen efter körde vi skarpt. Allt gick enkelt och fort och verksamheten kunde rulla på som vanligt hela tiden. Workify har fungerat klockrent sedan dess och underlättat driften i företaget. Förarna tycker att det är otroligt smidigt att ha all information de behöver i mobilen och administrationen har minskat rejält. Jag kan varmt rekommendera Workify till andra åkerier som vill förenkla sin verksamhet, avslutar Ronny.