”Med Workify fakturerar vi varje dag. Inga ordersedlar på hög längre, däremot pengar i kassan.”
ROCAB i Västerås erbjuder transporter i hela Sverige framför allt till aktörer inom bygg-, anläggnings- och renhållningsbranschen. Företaget har 25 anställda och ett 40-tal enheter (kranbilar, trailers, lastbilar med släp, lastväxlare, asfaltekipage, budbilar och traktorer). Tidigare hanterade de all orderhantering, transportledning, tidrapportering och fakturering i firman manuellt. Idag använder de Workify och skillnaden är enorm. God likviditet, full koll på ekonomin och ett smidigare arbetsflöde är bara några av fördelarna.
Thomas Claesson arbetar som transportledare och ekonomiansvarig på ROCAB. När han började i september 2021 hade företaget precis bestämt sig för att börja använda Workify. Firman hade vuxit mycket på kort tid och det fungerade inte att arbeta manuellt längre. Thomas, med erfarenhet från såväl bygg- som transportbranschen, hade arbetat i många orderhanteringssystem tidigare. Han såg direkt potentialen med Workify.
- Vi trodde vi skulle vara i gång med systemet till jul, men redan efter ett drygt dygn hade jag lagt in allt som behövdes för att komma i gång - kundregister, artiklar och priser. Två veckor senare hade alla förare installerat appen i sina mobiler och börjat använda systemet. Det gick otroligt smidigt, berättar Thomas.
För att få överblick på verksamheten och koll på ekonomin började Thomas att gå igenom de ordersedlar, handskrivna tidrapporter och vägningskvitton som legat på hög sedan sommaren och lade in dessa i Workify.
- Det var jobb för flera hundratusen. Risken är såklart stor att man missar att fakturera ett jobb om det dröjer lång tid mellan utfört jobb och fakturering. I dag kör vi inte en meter om ordern inte är inlagd i Workify. På så sätt säkerställer vi att vi aldrig missar att fakturera ett jobb. Det känns väldigt tryggt, säger Thomas.
En av de största skillnaderna nu jämfört med tidigare är företagets förbättrade likviditet. Idag fakturerar Thomas så snart ett jobb är utfört. Oftast varje dag. Detta förändrade arbetssätt har fått flera positiva effekter. Förutom full likviditet har även den nya rutinen lett till ett förändrat beteende hos kunderna.
- Genom att fakturera direkt visar vi att vi är på hugget och har koll. Det har fått till följd att våra kunder betalar snabbare. Många kunder uppskattar också att fakturan kommer direkt när jobbet utförts. Det gör oss till en mer professionell partner, säger Thomas.
Förutom att ha bättre likviditet och att man blivit en mer professionell leverantör lyfter Thomas värdet av att ha all information digitalt.
- Förarna har all information de behöver för att kunna utföra sitt jobb i sin mobiltelefon. De kan fotografera fraktsedlar och vägningskvitton och lägga upp i ordern så de slipper hålla reda på papper. De kan komplettera ordern om de får ett ytterligare uppdrag ute hos kund. Företaget får färre bomkörningar då förarna får adress och karta med i ordern. Om en kund ringer och har en fakturafråga hittar jag underlaget direkt i Workify. Vi sparar enormt mycket tid på att slippa pappersarbetet och jobba digitalt, säger Thomas.
Att ha överblick över verksamheten och koll på ekonomin skapar trygghet och minskar oro och stress. För företagets VD har Workify gjort att han numera sover gott om nätterna.
- Jag har alltid haft fullt fokus på våra kunder och att utföra transporter av hög kvalitet. I takt med att företaget växte och antalet jobb ökade hann vi inte med all administration och låg ofta efter med faktureringen. Det gav en konstant stress och oro hos mig. Idag har jag en helt annan överblick över firman, jag vet vilka jobb som är lönsamma och hur vi ligger till ekonomiskt. Det är en enorm trygghet och gör stor skillnad, säger Claes Erberth.
Thomas Claesson arbetar som transportledare och ekonomiansvarig på ROCAB i Västerås.
Nyfikna på Workify?
Vi berättar gärna mer om Workify och på vilket sätt systemet skulle kunna underlätta för er. Välj något av nedanstående alternativ så hör vi av oss!