”Workify funkar klockrent för mitt lilla åkeri”
Magnus Häggblad, ägare och kranbilsförare på företaget Trädplockaren i Halland, hade länge letat efter ett system för att digitalisera företagets orderhantering. De han hittade var antingen för stora eller för avancerade för hans lilla åkeri. I Workify fann han vad han sökte. Nu har företaget använt systemet sedan januari 2020, kört drygt 1500 ordrar och är väldigt nöjda.
Innan företaget började använda Workify tog Magnus emot kundorder via sin mobiltelefon. Han skrev ner på en lapp vad de ville ha utfört, skrev därefter in ordern manuellt i kalenderfunktionen i Outlook och mailade till sina förare. Förarna i sin tur skrev manuella transportsedlar som de lämnade till Magnus några dagar senare. Därefter skulle alla transportsedlar dubbelkollas mot de handskrivna lapparna Magnus hade i bilen, läggas in manuellt i faktureringssystemet och sen faktureras.
- Så här i efterhand förstår jag inte hur jag orkade, berättar Magnus. Eftersom jag både äger företaget, sköter transportledningen och kör kranbil själv var väldigt mycket att göra. Vissa dagar kunde jag ta emot 100 telefonsamtal i bilen när jag var ute och jobbade. Jag hade handskrivna lappar överallt. Eftersom allt byggde på handskrivna lappar och manuella transportsedlar hände det då och då att jobb glömdes bort och därmed aldrig fakturerades. Det kunde handla om rätt mycket pengar. Känslan att aldrig ha riktig koll var jobbig.
Magnus hade letat länge efter ett system för att digitalisera orderhanteringen i företaget. De han hittade var antingen för stora, för krångliga, för dyra eller så byggde de på att man hade en administrationsavdelning som satt på kontoret hela dagarna. Inget som passade hans lilla åkeri. Tills han en dag hittade en kampanj för Workify på nätet.
Efter några samtal med Workify bestämde de sig för att provköra systemet och kort därefter blev de kunder. Det var i januari 2020.
- Vi saknade några saker i systemet från början men Workify har varit fantastiskt lyhörda ända sedan starten och gjort anpassningar i systemet för att det skulle passa oss bättre. Nu funkar det klockrent och vi är jättenöjda. Det märks att Workify är utvecklat speciellt för mindre åkerier och entreprenadföretag, säger Magnus.
Trädplockaren i Halland utför kranbilsuppdrag, mestadels till företag inom byggservice. De har tre kranbilar, en grusbil samt en inlejd kranbil på heltid. I dagsläget använder de Workify för de två kranbilar som varje dag används för många korta uppdrag för olika uppdragsgivare.
- Idag när kunderna ringer lägger jag in ordern direkt i Workifyappen i mobilen och skickar ut den till föraren som ska göra jobbet. När föraren är klar med jobbet fyller han i nedlagd tid och en kort arbetsbeskrivning i appen. På kvällen när jag kommer hem kan jag på bara några minuter godkänna dagens ordrar som sedan automatiskt förs in i vårt faktureringssystem Visma. Sen är jag ledig! Det var jag aldrig förut. Jag har full kontroll och behöver inte dubbelkolla något. Det är en fantastisk känsla, säger Magnus.
En funktion som uppskattas av både Magnus, förarna och företagets kunder är möjligheten att lägga in en kommentar och bild kopplat till ordern. Funktionen används vid eventuella störningar eller förseningar i samband med jobbet.
- Det kan exempelvis hända att det står felparkerade bilar i vägen där vi ska jobba, berättar Magnus. Då kan förarna enkelt ta en bild och skriva en kommentar som sedan hänger med automatiskt till fakturan. På så sätt får kunden en förklaring till varför jobbet kanske tagit lite längre tid än vanligt.
För Trädplockarna har investeringen i Workify varit en bra satsning och Magnus uppskattar det nära samarbetet med sin systemleverantör.
- Vår verksamhet har blivit betydligt mer effektiv sedan vi började använda Workify. Trots att vi omsätter mer nu, går allting så mycket smidigare. Jag har bättre kontroll, roligare på jobbet och har dessutom fått mer tid över till annat. Jag är väldigt nöjd, säger Magnus.
Nyfikna på Workify?
Vi berättar gärna mer om Workify och på vilket sätt systemet skulle kunna underlätta för er. Välj något av nedanstående alternativ så hör vi av oss!