Åkeridelen på Ekmans har 15 fordon och 12 anställda. Förutom åkeriverksamhet där de erbjuder grus-, maskin- och krantransporter har företaget även två verkstäder, en i Hedesunda och en i Gävle, där de utför påbyggnationer på lastbilar samt service och verkstadsarbeten. 

Ekmans började använda Workify Affärssystem våren 2018. Innan dess skötte de all orderhantering, transportplanering, uppföljning och fakturering manuellt. Telefon, papper och penna användes flitigt och varje helg satt Krille och hans bror och gick igenom ca 100-tals handskrivna transportsedlar för att förbereda inför fakturering. Många gånger dröjde det flera veckor innan fakturorna skickades.

I dag fungerar det helt annorlunda. Ekmans har ingen transportledare inne på kontoret, utan Krille sköter all transportledning från lastbilen och Karin, som arbetar på kontoret, ansvarar för administrationen.

- I Workify har vi all information vi behöver i ett system. När kunden ringer in sin order, lägger jag in den direkt i systemet och tilldelar därefter ordern till en förare. Föraren får ordern med all information den behöver. När jobbet är utfört klarrapporterar föraren jobbet, jag dubbelkollar att allt ser rätt ut och skickar sen ordern till fakturering. Allt detta görs via appen i mobilen. Det är enkelt och smidigt och blir aldrig fel. Alla på firman gillar det, säger Krille.

Idag kan Ekmans arbeta som en lastbilscentral, fast de är ett litet åkeri. Krille hanterar enkelt både sina egna förare med fordon och 30-40 externa lejåkare i Workify varje dag. Just möjligheten att kunna anlita lejåkare har gjort att åkeriet kunnat tredubbla omsättningen utan att behöva köpa varken nya fordon eller anställa fler chaufförer. I stället tar de in lejåkare under högsäsong och kör med egna resurser när det är lugnare. Idag står lejåkare för drygt 60 procent av omsättningen och åkeriets egna bilar för resten.

- Vi hade aldrig kunnat göra den tillväxtresa vi gjort de senaste åren utan Workify. Hade vi fortsatt jobba manuellt hade vi suttit här än idag med våra åtta bilar, handskrivna leveranssedlar upp över öronen och gruvat oss för att behöva jobba på lördag, säger Krille. 

I takt med att åkeriet vuxit, ökade också behovet av att kunna fakturera enkelt och snabbt.

- När man får större uppdrag är det viktigt att fakturera ofta så man slipper ligga ute med pengar. Nu fakturerar vi en gång i veckan, mot tidigare kanske var 4-6 vecka. Det har gjort stor skillnad på åkeriets likviditet vilket är väldigt positivt. Dessutom uppskattas det av våra kunder, säger Krille.  

Ekmans använder sig av digital leveranssedel och e-signering i Workify vilket gör deras arbete effektivt och innebär att de snabbt kan återkoppla till sina kunder. Detta har visat sig vara en klar konkurrensfördel.

- Många av de stora lastbilscentralerna och större aktörerna på marknaden har svårt att få fram den här typen av underlag lika snabbt som vi. Vi har fått flera nya kontrakt tack vare vårt sätt att jobba. Workify har inneburit att vi kan jobba på ett mer professionellt sätt och mäta oss med de stora grabbarna. Det gör mig stolt, berättar Krille.

En annan sak som Krille uppskattar med Workify är överblicken och kontrollen systemet ger. Tack vare Workify har han koll på fordon, förare, lejåkare och ekonomi. Han tappar aldrig bort en order eller glömmer att fakturera ett jobb.

- Har jag bara lagt in ordern i systemet, vet jag att den finns där tills den är fakturerad. Det går också enkelt och snabbt att hitta gamla underlag om jag behöver. Varje fredag när jag godkänt de jobb som ska faktureras måndagen därpå, ser jag vad vi dragit in under veckan. Jag ser också vilka jobb som är på gång och vem som ska göra vad. Det är en skön känsla att ha full koll när jag gör helg. Så var det inte innan Workify, säger Krille.