”Med Workify har vi halverat tiden vi lägger på administration”
J. Lundin AB är ett familjeföretag i Gävle med 11 anställda som varit verksamt sedan 2008. Företaget erbjuder mark- och anläggningsentreprenader åt företag och privatpersoner i trakterna runt Gävle och Sandviken. Sedan december 2021 använder de Workify för att hantera flödet från kundorder till fakturering och skillnaden jämfört med tidigare är stor. I dag fakturerar de oftare, lägger mindre tid på administration och har bättre koll på ordrar, fordon och förare.
Petra Lundin är ansvarig för administration och försäljning på åkeriet. Vid behov rycker hon även in och sköter arbetsledning eller kör lastbil. När hon började på företaget för drygt ett år sedan sköttes det mesta på åkeriet med telefon, papper och penna. Företagets ägare och VD, Johan, hade dessutom mycket information i huvudet eller sparat i sin telefon.
Samtliga kundordrar togs emot via telefon och ringdes därefter ut till förarna som skrev ner vad de skulle göra på en transportssedel. Efter utfört arbete skrev de ned arbetad tid och fick en signatur av uppdragsgivaren. Transportsedlar, vågkvitton och annat sparades i bilen och lämnades in till kontoret någon gång i veckan. Då var det Johans uppgift att gå igenom alla handskrivna lappar så allt var ok och sedan lägga in underlagen manuellt för fakturering.
- Jag insåg snabbt vi behövde ett gemensamt digitalt system för att få överblick över verksamheten och för att jag skulle kunna göra mitt jobb på ett bra sätt. Vi tittade på flera olika system innan vi bestämde oss. Skälet att vi valde just Workify, var enkelheten i systemet och den personliga servicen. Marcus på Workify svarar alltid snabbt när jag ringer och behöver hjälp. Det är viktigt för mig och känns tryggt med en leverantör som finns tillgänglig när man byter till ett nytt system, säger Petra.
Innan de började använda Workify fick de en demo och testade därefter systemet utan kostnad. När de bestämt sig för att köra skarpt, hjälpte Workify till att tanka över artiklar, prislistor och kundregister från ekonomisystemet. Allt vara klart på bara några timmar och efter en vecka hade alla på företaget börjat använda systemet.
I dag använder de Workify för hela processen – från kundorder till fakturering. Johan lägger in kundordern direkt i systemet och förarna får en notis i appen i sin mobiltelefon vad de ska göra, när och var. När jobbet är klart fyller de i nedlagd tid och rapporterar i appen att jobbet är klart. Johan kollar då att allt är ok och skickar sedan med ett enkelt knapptryck alla fakturaunderlag till Visma för fakturering.
- Våra förare och maskinister, som inte är så datorvana, tycker att Workify är enkelt att både förstå och att använda. De slipper hantera handskrivna lappar och dessutom behöver de inte åka in till kontoret en gång i veckan för att lämna in dem. De kan själva lägga in eventuella extrajobb de får ute hos kund i appen. På så sätt glömmer vi aldrig att fakturera ett jobb. Enkelheten gör att alla använder appen och det krävs för att en sådan här digitaliseringssatsning ska funka, säger Petra.
För Petra har Workify inneburit en bättre överblick över verksamheten och betydligt mindre administration.
- I och med att allt sker digitalt går faktureringen smidigare och tiden jag lägger på administration har minskat med säkert hälften. Jag har dessutom koll på var bilar och förare är och vad de gör, det är jätteskönt, säger Petra.
I dag använder J. Lundin AB ordermodulen och integrationsmodulen i Workify. De väntar på att projektmodulen ska lanseras nu i höst. Med den på plats kan de både offerera och samla ordrar och resurser som hör till samma projekt på ett ställe.
- Redan i dag är vi väldigt nöjda med Workify. När projektmodulen kommer blir det ännu lite bättre. Jag kan varmt rekommendera Workify till andra åkeri- och entreprenadföretag som vill slippa handskrivna lappar, minska administrationen och få bättre koll på sin verksamhet, avslutar Petra.
Nyfikna på Workify?
Vi berättar gärna mer om Workify och på vilket sätt systemet skulle kunna underlätta för er. Välj något av nedanstående alternativ så hör vi av oss!